Niet elke vraag van een zorgorganisatie wordt beantwoord met een AI-chat. Soms is de basis nog niet op orde: waar staan de gegevens van deelnemers, wie heeft welk traject gevolgd, welke certificaten zijn behaald? Bij Stichting Najbaro begon het daar.
De vraag
Najbaro begeleidt deelnemers in trajecten en houdt bij welke stappen zij zetten. Die informatie zat verspreid over bestanden en losse lijsten. Standaard cliëntvolgsystemen pasten niet goed bij de manier van werken: te groot, te star, of niet ingericht op de trajecten en certificeringen die Najbaro aanbiedt.
De oplossing: een systeem op maat
We bouwden voor Najbaro een eigen cliëntvolgsysteem (CVS), afgestemd op hun werkprocessen. Een greep uit wat het systeem doet:
- Deelnemers en trajecten op één plek, met de voortgang per deelnemer.
- Certificering: per module bijhouden wat een deelnemer heeft afgerond, inclusief het vastleggen van behaalde certificaten.
- Rapportages die met een paar klikken te downloaden zijn, voor intern gebruik en voor verantwoording.
- Bijlagen zoals certificaten veilig opslaan bij het dossier van de deelnemer.
Veiligheid als uitgangspunt
Omdat het om persoonsgegevens gaat, zijn de afspraken over data net zo belangrijk als de functies:
- Het systeem draait in een Microsoft Azure-datacenter in West-Europa (Amsterdam).
- Er worden dagelijks back-ups gemaakt, die 30 dagen bewaard blijven.
- De gegevens blijven eigendom van Najbaro. Bij het einde van de samenwerking kan alle data worden geëxporteerd in gangbare formaten.
- Afspraken over verwerking en beschikbaarheid worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst en een SLA.
Samen doorontwikkelen
Een systeem op maat is nooit in één keer af. Sinds de eerste oplevering hebben we het CVS samen met de gebruikers bij Najbaro verder aangescherpt: de rapportages en de certificeringsmodule verbeterd. Najbaro werkt inmiddels dagelijks met de nieuwe versie.
Wat dit laat zien
AI krijgt veel aandacht, maar goede AI begint bij goed georganiseerde gegevens. Een organisatie die haar dossiers, trajecten en rapportages op orde heeft, kan later veel makkelijker en veiliger AI inzetten, bijvoorbeeld om een voortgangsrapportage voor te bereiden of een overzicht samen te vatten.
Heb je een werkproces dat niet in standaardsoftware past? We denken graag mee.
